Ваканcії lifecell

1. Керування щоденними адміністративними процесами,  розстановка пріоритетів в роботі, прийняття рішень, пов’язаних з щоденною діяльністю офісної інфраструктури:

1.1. Координування та прийняття рішень на основі отримання запитів по напрямку діяльності головного офісу:

·  доцільне розподілення виконання задач для вирішення їх у мінімальні строки з мінімальними витратами (за долученням помічників по хазяйству, підрядників, силами обслуговуючої організації БЦ).

·  Контроль за виконанням завдань, що були розподілені між відповідними співробітниками

1.2. Ведення напрямку підготовки будь-яких презентацій для потреб Департаменту загального адміністрування:

·  Провідна роль у організацій процесу підготовки презентацій для Департаменту загального адміністрування, ґрунтуючись на вищезгаданих принципах; взаємодія з замовником.

2. Координація процесу обслуговування офісних меблів, оргтехніки, технічного устаткування шляхом співпраці з підрядними компаніями. Контроль якості роботи підрядників та термінів виконання, забезпечення належного документообігу:

·  контроль за технічним станом офісних меблів та приміщень під час обходів офісу;

·  планування проведення обходів, складання графіків;

·  ініціювання ПР з урахуванням необхідних умов для правильного віднесення витрат, узгоджених з фінансовою дирекцією.

·  контроль за регулярністю, якістю обходів\оглядів та строками усунення виявлених недоліків;

·  організація усунення дрібних неполадок, які можливо усунути  силами підсобних працівників (ремонт замків, часткова заміна ковроліну, дрібний ремонт меблів, тощо);

·  взаємодія з обслуговуючою компанією з питань технічного обслуговування офісних приміщень, ремонту, усунення всіляких технічних неполадок, тощо;

·  організація супроводження представників підрядних компаній при виконанні робіт на об’єкті;

·  здійснення контролю за якістю та термінів виконання робіт підрядними компаніями;

·  своєчасна підготовка Технічного завдання на замовлення послуг з обслуговування та робіт, що стосуються технічного обслуговування офісних приміщень, складного ремонту меблів;

·  здійснення контролю за своєчасним наданням необхідних документів від виконавців послуг та робіт

·  участь у проектах з переобладнання офісу, зміни графічних зображень та дизайну інтер’єру

3. Ведення напрямку поставки питної води в офіс:

·  прийняття рішення про підготовку ТЗ на проведення тендеру на закупівлю питної бутильованої води в офіс;

·  аналіз статистики споживання питної води в офісі;

·  прогнозування споживання питної води та участь у плануванні бюджету;

·  ведення договору на поставку питної води і контроль його належного виконання;

·  контроль за строками поставки питної води згідно умов договору;

·  контроль за  дотриманням бюджету на витрати на питну воду;

·  взаємодія з постачальником питної води;

·  аналіз щомісячній основі дані про витрати на питну воду в усіх офісах компанії по всій території України.

4. Ведення напрямку по забезпеченню офісу продуктами харчування (чай, кава), питною водою та одноразовим пластиковим посудом для ТОП-менеджменту:

·  аналіз статистики споживання продуктів харчування та одноразового пластикового посуду в офісі;

·  прогнозування споживання та участь у плануванні бюджету на закупку даних товарів;

·  ведення договору на поставку продуктів харчування та пластикового посуду і контроль за його належним виконанням;

·  прийняття рішення про закупівлю та контроль за дотриманням бюджету на витрати на продукти харчування та пластиковий посуд;

·  взаємодія з постачальником;

·  аналіз на щомісячній основі даних про витрати на продукти харчування і пластиковий одноразовий посуд в головному офісі.

5. При відсутності інших спеціалістів з офісного адміністрування, ведення наступних питань:

·  керування роботою підсобних працівників;

·  координація роботи зі складом офісних меблів та інших основних засобів;

·  обробка запитів (Officeadministrationflow) – по  усуненню проблем з вентиляцією, освітленням, каналізацією, водопостачанням, електроенергією, тощо;

·  створення ПР (заявок) на закупівлю товарів та послуг для потреб департаменту загального адміністрування;

·  взаємодія с клінінговою компанією, контроль за належним рівнем якості прибирання офісних приміщень;

·  координація роботи корпоративного перевізника-постачальника послуг з перевезення таксі;

·  підключення номерів корпоративного зв’язку для співробітників компанії.

6. Ведення напрямку замовлення канцтоварів для працівників офісу на постійній та регулярній основі:

·  аналіз статистичних даних щодо факту, потреб в обсягах закупівлі канцтоварів та прийняття рішення в закупівлі

·  взаємодія з постачальником канцелярських товарів;

·  контроль за строками виконання заявок на поставку постачальником;

·  контроль  забезпечення офісу папером для друку на постійній основі;

·  контроль за процесом закупівлі канцтоварів на складі департаменту загального адміністрування для загальних потреб

·  видача канцтоварів співробітникам за потреби

7. Координація напрямку замовлення періодичних видань для працівників компанії:

·  підготовка ТЗ (список періодичних видань) на проведення тендеру з підписними агенціями;

·  збір заявок від працівників компанії на передплату періодичних видань;

·  контроль за дотриманням лімітів на періодичні видання;

·  контроль за своєчасною доставкою періодики;

·  забезпечення своєчасного і коректного документообігу з підписною агенцією.

8. Планування офісного простору і організація робочих місць

·  координація підготовки робочих місць для нових співробітників;

·  оновлення списків працівників та планів поверхів;

·  планування та узгодження разом з менеджерами розсадки працівників в офісі.

9. Координація роботи, поставка цілей діяльності рецепції

·  контроль за дотриманням посадових інструкцій секретарів рецепції,

·  участь в проведенні співбесід та фінальному виборі  кандидата на посаду секретаря рецепції,

·  підтримання рецепції в належному стані.

10. Аналіз потреб та планування закупок меблів, оргтехніки, жалюзі, проекторів, екранів, дошок для проектування, телевізорів, кухонного обладнання (чайників, мікрохвильових печей, холодильників, кухонного начиння), господарчих товарів, рослин, кавових апаратів для Менеджменту тощо.

11. Впровадження та контроль еко-проекту «Greenoffice» та подібних екологічних та соціальних ініціатив

·  участь у проекті «GreenOffice», аналіз можливих ризиків для компанії, можливостей її запуску у всіх офісах Товариства;

·  аналіз пропозицій на ринку, вибір постачальника послуг,

·  підписання договору;

·  закупка необхідних товарів для запуску проекту;

·  підготовка інформаційних матеріалів для

внутрішньої комунікації;

·  збір та аналіз статистичних даних;

·  створення всіх необхідних ПР (заявок на купівлю);

·  контроль бюджету, закладеного на проект;

·  налагодження процесу сортування, зберігання та вивезення вторинної сировини;

·  контроль за своєчасним вивозом вторинної сировини;

·  забезпечення своєчасного і коректного документообігу з підрядною організацією.

12. Координація роботи архівіста

·  контроль за дотриманням посадової інструкції архівіста у належному стані;

·  контроль за своєчасним архівуванням документів в компанії;

·  допомога в налагодженні процесів архівування документів в компанії;

·  консультація співробітників Товариства та менеджерів щодо архівації документів, електронного документообігу, своєчасна комунікація та підтримка, розробка технічних рішень у разі необхідності;

·  збір та аналіз зворотного зв’язку від співробітників Товариства щодо роботи по архівації документів задля визначення якості процесу та зручності для співробітників

·  участь у написанні відповідних Процедур/Політик, тощо.

13. Організація запуску електронної переписки з державними органами в програмі SEVOVVта подальше координування роботи з нею

·  аналіз можливості впровадження унікальної системи в компанії;

·  внесення змін в існуючі процеси по відправці/отриманню вхідної/вихідної кореспонденції;

·  проведення фокус-груп з питань впровадження системи;

·  внутрішня комунікація в компанії щодо впровадження системи та роботи в ній;

·  створення внутрішніх інструкцій по роботі з програмою;

·  створення необхідних ПР;

·  збір та аналіз статистичних даних;

·  забезпечення своєчасного і коректного документообігу з постачальником послуг;

·  участь у написанні відповідних Процедур/Політик, тощо.

14. Запуск нових проектів, пов’язаних з адміністративною діяльністю в головному офісі компанії

·  аналіз потреби/ідеї, інструментів реалізації та наявності коштів на виконання проекту;

·  підготовка ТЗ;

·  участь у проведенні тендерів та вибір підрядної організації для виконання робіт (за необхідності);

·  створення всіх необхідних ПР;

·  контроль якості та термінів виконання робіт;

·  забезпечення своєчасного і коректного документообігу.

15. Участь у планування корпоративних заходів на території Офісу

Мінімальні вимоги

Освіта

Рівень

Вища

Сфера

Адміністрування, Менеджент, Управління персоналом, Технічна, Економіка, Психологія

Стаж роботи:

5+ років досвіду у сфері офіс-менеджменту, ведення діяльності офісу 500+ співробітників, у тому числі з регіональною структурою

Інші вимоги

Володіння мовами

·  Українська – вільне володіння (офіційно-діловий стиль)

·  Російська – вільне володіння

·  Англійська – середній рівень.

Володіння ПК

·  MS Office пакет, PowerPoint (знання принципів створення презентацій, принципів подачі інформації, візуалізації, тощо). SAP (бажано).

Посвідчення водія

n/d

Спеціальні знання/ досвід

Володіння навичками ведення переговорів, роботи з регіональними офісами та співробітниками, тайм-менеджмент, уважність до деталей

Знання електронного документообороту

Вирішення конфліктних ситуацій

Ініціативність та ведення проектів

Уміння оперативно приймати рішення на основі аналізу отриманих даних

Знання SEVOVV

Навички підготовки презентацій

Аналітичні навички (аналіз кошторисів на виконання робіт, перевірка розрахунків)

Договірна робота

Навички роботи зі зворотнім зв’язком,  скаргами

Креативність, зацікавленість у новітніх рішеннях на ринку організації офісного простору, ініціативність щодо їх впровадження у Товаристві

Знання в області фінансів, первинного бухгалтерського обліку та документообігу